Un sistema qualità adeguato e correttamente applicato deve consentire una rapida e chiara identificazione e rintracciabilità dei prodotti.

Per identificazione si intende l'insieme delle operazioni che consentono di:

• individuare il prodotto in qualunque area aziendale si trovi (accettazione, magazzino, area produttiva, laboratorio controlli, verifica finale);
• attestare lo stato di lavorazione e di controllo del prodotto in qualunque area aziendale si trovi (controllato, non controllato, in fase di controllo, non conforme, scartato, da rilavorare).

Obiettivo della identificazione è quello di evitare la confusione di un prodotto con un altro, di prodotti uguali ma in stato di lavorazione o di controllo differenti, di prodotti regolari con prodotti non conformi. Nelle aziende di filati è in genere diffusa e correttamente applicata la identificazione delle fibre, dei semilavorati e dei filati. Essa deve essere estesa in modo puntuale anche agli eventuali prodotti chimici, ausiliari e soprattutto consentire l'identificazione stessa nel corso di qualsiasi lavorazione o controllo.

Per rintracciabilità si intende la possibilità di correlare, anche a distanza di tempo, il prodotto con i documenti che riportano i dati registrati di pertinenza durante tutto l'arco temporale della sua permanenza in azienda. Il sistema di rintracciabilità deve consentire di individuare il prodotto, il suo percorso in azienda, i controlli subiti e il loro esito, lo stato delle macchine al momento della lavorazione, l'arco temporale in cui è stato lavorato, il personale addetto per le varie fasi.

Il sistema di rintracciabilità ha soprattutto lo scopo di consentire:

• nei confronti dei clienti una valutazione oggettiva della fondatezza di eventuali reclami;
• nei confronti dei subfornitori la verifica della loro capacità di fornire prodotti rispondenti alle specifiche richieste con evidenti conseguenze sulla loro possibilità di qualifica;
• in azienda la possibilità di rilavorare o richiamare partite qualora si verifichino condizioni di necessità o di opportunità: ad esempio macchine fuori taratura o in cattivo stato di manutenzione, scorretta applicazione delle procedure di prova in fase di controllo.

Per l'importanza del sistema di rintracciabilità nei rapporti cliente-azienda e fornitore-azienda è importante concordare il periodo durante il quale la rintracciabilità deve essere garantita nelle fasi di riesame del contratto e di approvvigionamento.

Può essere utile predisporre una tabella come la seguente:

Materiale/filato	Modalità di identificazione fisica	Documentazione corredata
Materie prime da lavorare	Cartellino indicante articolo, composizione, altezza, ecc.	Disposizione bolla di ingresso
Materie prime in lavorazione	Scheda di lavorazione	Scheda di lavorazione
Filato finito in magazzino	Cartellini e/o etichette adesive sul filato	Bolla di uscita