4.1.1
Politica per la qualità
Il
Sistema qualità di una filatura conto terzi rappresenta il
modo con il quale l'azienda garantisce la propria gestione per la
qualità. Nel Sistema qualità sono perciò considerate
le responsabilità, i processi e le risorse finanziarie, tecniche
ed informative messe a disposizione.
L'attuazione
di un Sistema qualità comporta, da un lato l'impegno da parte
della Direzione della filatura, dall'altra il sostegno diretto ed
esplicito della proprietà aziendale per l'introduzione e per
lo sviluppo in azienda dello stesso sistema qualità.
Per
Direzione della filatura si intende una delle seguenti figure
impegnate in prima persona nella conduzione dell'azienda: titolare
o, a seconda delle forme giuridiche in essere, presidente, amministratore
delegato, direttore generale, responsabile generale della filatura
o chiunque deve rispondere al mandato della proprietà (sovente
il titolare risponde a se stesso)
L'impegno
della Direzione, espresso sotto forma di una lettera, datata e firmata,
da riportarsi nel Manuale della qualità e da diffondere
presso tutto il personale dell'azienda (se si vuole anche presso la
clientela come modo per sottolineare la propria immagine), si chiama
Politica per la qualità.
La
politica per la qualità rappresenta, pertanto, il documento
con il quale la Direzione definisce:
- gli obiettivi relativi
dell'azienda nel breve-medio periodo
- le modalità
che si intendono adottare per raggiungere tali obiettivi
- l'organizzazione
mediante la quale si intende raggiungerli
- i mezzi disponibili
per consentire l'operatività necessaria ed il miglioramento
continuo del sistema qualità aziendale.
Gli obiettivi della
politica per la qualità possono riguardare esigenze interne,
del cliente o entrambi i casi. A titolo di esempio non esaustivo si
possono indicare i seguenti casi di interesse per le filature conto
terzi:
- miglioramento delle
caratteristiche qualitative del prodotto
- rispetto dei tempi
di consegna
- riduzione degli
scarti
- diminuzione dei
resi e dei bonifici
- raggiungimento di
quote prestabilite di mercato
- adattamento tempestivo
del sistema qualità al modificarsi delle condizioni di natura
socioeconomica, legislativa, normativa e tecnologica
- introduzione di
un controllo sistematico sulle azioni intraprese per il raggiungimento
degli obiettivi prefissati.
Per
queste ragioni il documento che riporta la politica per la qualità
deve essere diffuso e spiegato a tutti i livelli dell'azienda affinché
i contenuti possano essere conosciuti, compresi e attuati.
Gli
obiettivi indicati devono essere "misurabili". Non è
sufficiente dichiarare, ad esempio, che si intende essere puntuali
nelle consegne; ma occorre invece dire, nel caso indicato, che: a)
i ritardi sono di una certa entità rispetto a quanto previsto
e che b) nell'arco di un certo periodo si intende ridurre il ritardo
delle consegne di una certa percentuale. Infine occorre precisare
c) come si intende procedere per raggiungere questo risultato e valutare,
alla scadenza dei tempi previsti, l'efficacia delle azioni.
Le
dichiarazioni misurabili devono essere sottoscritte dalla Direzione
in un verbale che sarà esaminato dal Valutatore dell'Ente di
certificazione. Il verbale, secondo la terminologia della qualità,
prende il nome di verbale (o anche modulo) di riesame del sistema
qualità. Esso deve essere aggiornato almeno una volta all'anno
da parte della stessa Direzione. Naturalmente il valutatore, oltre
al verbale, chiederà di vedere la documentazione che comprovi
i risultati raggiunti, siano essi conformi o meno alle previsioni
espresse.
A differenza
del documento che riporta le dichiarazioni sulla politica per la qualità,
il verbale di riesame del sistema di qualità è documento
di carattere riservato della filatura, o meglio della direzione e
dello staff di supporto.
Il
paragrafo 4.1.1 della norma che, dal punto di vista formale, indica
le azioni di competenza della Direzione aziendale (=Alta Direzione
secondo il linguaggio della norma), ha dunque una importanza fondamentale
in termini di contenuto.
Esso
sottintende la necessità del sostegno convinto e impegnato
dei massimi vertici aziendali alle azioni necessarie per l'attivazione,
la messa a regime, il miglioramento e la verifica di un Sistema qualità.
Senza tale condizione, l'operazione volta ad introdurre un Sistema
qualità in una filatura conto terzi è destinata a fallire
o, cosa più grave, ad essere valutata come una inutile e farraginosa
gestione di documenti di cui non ne sono compresi la funzione e l'efficacia.
4.1.2 Organizzazione
L'organizzazione
rappresenta uno degli elementi base del Sistema qualità aziendale.
Suo
presupposto è l'identificazione di tutte le funzioni aziendali
aventi influenza sulla qualità del prodotto e dei processi
produttivi con la contemporanea messa in evidenza dei rapporti gerarchici
e di relazione (la norma, usa, nello specifico, il termine interfaccia).
La
condizione deve essere soddisfatta indipendentemente dalle dimensioni
dell'azienda. A questo proposito è importante sottolineare
che non vi sono preclusioni sul fatto che una stessa persona svolga
più funzioni dedicando a ciascuna di esse parte della propria
attività lavorativa.
4.1.2.1. Responsabilità
e autorità
La struttura funzionale
della filatura deve essere riportata su un organigramma (Fig.1),
ossia uno schema organizzativo che, in modo chiaro e immediatamente
interpretabile anche da un estraneo (ad esempio il valutatore dell'ente
di certificazione o un rappresentante di un cliente) evidenzi i
rapporti tra le varie funzioni aziendali.
L'organigramma deve
essere riportato sul manuale della qualità della filatura
senza l'indicazione dei nomi delle varie persone svolgenti le stesse
funzioni indicate. I nomi sono però riportati su un organigramma
nominativo come si dirà più avanti. Per la norma devono
essere indicate tutte le funzioni coinvolte nel sistema qualità.
Di conseguenza se anche gli addetti alle macchine di filatura svolgono
attività di controllo, l'organigramma deve riportare la relativa
funzione. In pratica, nelle PMI, come nel caso delle filature conto
terzi, tutte le funzioni aziendali sono rappresentate nell'organigramma.
Fig. 1
Modello di organigramma base per una filatura conto terzi
Nello stesso manuale
devono essere riportati anche i mansionari (Esempio 1 riportato
in appendice al presente capitolo) di tutte le funzioni aziendali
indicate nell'organigramma, ad iniziare dalla Direzione fino agli
addetti alle macchine.
Sul Manuale della
qualità, l'organigramma è accompagnato dalla matrice
delle responsabilità (Esempio 2 riportato in appendice al
presente capitolo). Si tratta di una tabella nella quale sono indicate,
per ogni funzione prevista dall'organigramma, le rispettive responsabilità
in merito allo svolgimento dei vari compiti aziendali, a loro volta
raggruppati secondo i capitoli della norma.
L'azienda deve definire,
per ogni attività presa in considerazione, la funzione responsabile.
Secondo il linguaggio della norma, ciò significa che esiste
una responsabilità principale, anche se più funzioni
sono impegnate a collaborare insieme (funzioni collegate).
E' prassi comune
che un dipendente della filatura, per una qualsiasi ragione, possa
fare le veci di un altro collega. Occorre, pertanto, prevedere nel
mansionario che una data funzione ha anche la specifica mansione
di sostituto per determinate attività.
Questo caso è
diverso da quello in cui una persona svolga due o più funzioni
diverse. Ciò significa semplicemente che una determinata
funzione non satura il tempo a disposizione di una persona e che
pertanto questa stessa persona può svolgere mansioni attinenti
a due o più funzioni.
E' importante, perciò,
che una persona, nel svolgere mansioni attinenti a funzioni diverse
abbia chiara conoscenza di quanto occorra fare.
Organigramma, mansionari
e matrice della responsabilità, indipendentemente da chi
li abbia redatti e verificati, devono essere datati e firmati dalla
Direzione aziendale.
L'organigramma nominativo
ed il mansionario funzionale devono essere anche conosciuti da tutto
il personale. Solitamente il primo viene affisso in bacheca ed il
secondo distribuito al personale, insieme alla politica per la qualità,
con apposita lettera di accompagnamento.
Nella stesura dell'organigramma
la suddivisione delle funzioni deve essere messa a punto evitando
lacune e sovrapposizioni di responsabilità.
Deve essere individuata,
in particolare, la funzione Rappresentante della direzione, obbligatoria
secondo la norma UNI EN ISO 9002/94. Nelle unità
fino a 10 addetti può coincidere con la Direzione. Per un
numero di addetti superiore e comunque via via crescente i valutatori
degli enti di certificazione richiedono in modo esplicito che la
funzione sia ricoperta da una persona diversa dal direttore generale.
Questo per evitare la situazione di un controllore che è
controllato da se stesso.
Il Rappresentante
della direzione, anche se svolge altre funzioni, deve fare parte
comunque dello staff direttivo. Compito del Rappresentante della
direzione è quello di essere il referente aziendale per lo
sviluppo e l'applicazione del sistema qualità. Deve, pertanto,
disporre di un effettivo potere decisionale circa la soluzione dei
problemi connessi con l'attuazione del Sistema qualità aziendale.
Di seguito è riportato un esempio di mansionario tipo per
questa funzione.
Il Rappresentante
della Direzione garantisce la Direzione stessa che le norme, le
procedure, le regole, le attività costituenti le linee operative
della politica per la qualità siano effettivamente, costantemente
ed efficacemente mantenute sotto controllo.
Anche se non previsto
in modo esplicito dalla norma, una funzione sempre presente in un
Sistema qualità è quella del RAQ, ossia del Responsabile
Assicurazione Qualità. Questa figura ha il compito di tradurre
in atti concreti le direttive provenienti dal Rappresentante della
direzione; si tratta, quindi di una figura esecutiva, anche se dotata
di una certa autonomia. Anche in questo caso si riportano alcuni
esempi delle mansioni relative.
A seconda della realtà
delle varie filature la funzione del RAQ può coincidere anche
con quella di Rappresentante della direzione.
4.1.2.2. Risorse
E' necessario specificare
l'impegno da parte della Direzione aziendale in termini di predisposizione
delle risorse necessarie per gestire, eseguire e verificare ogni
attività connessa con lo sviluppo ed il miglioramento del
Sistema qualità.
4.1.2.3. Rappresentante
della direzione
Di questa funzione
è già stata tratteggiata la figura parlando dell'organigramma.
Ulteriori precisazioni
in merito alla figura sono riportate in appendice al presente capitolo
(Esempio1)
4.1.3 Riesame da
parte della direzione
Il
riesame ha lo scopo di conoscere lo stato di attuazione del Sistema
qualità e di valutarne il grado di adeguatezza ed efficacia.
Il
riesame, di competenza della Direzione aziendale, deve comprendere
valutazioni su:
- struttura organizzativa
e quindi anche adeguatezza del personale e delle risorse;
- grado di applicazione
del sistema qualità;
- qualità del
prodotto e dei processi;
- segnalazioni e reclami
dei clienti;
- risultati delle
verifiche ispettive interne o presso subfornitori;
- non conformità;
- risultati delle
azioni correttive e preventive;
- risultati delle
valutazioni dei subfornitori e loro qualificazione;
- risultati emersi
durante i riesami precedenti;
- dati di costo della
non qualità (anche se non espressamente previsto dalla UNI
EN ISO 9002/94) risultati
del piano di miglioramento dell'anno precedente;
- altre evidenze oggettive.
Le
valutazioni non possono essere solo di carattere qualitativo, ma per
quanto possibile anche di carattere quantitativo. Può risultare
significativo, ad esempio, operare un confronto tra le non conformità
di un anno e quelle del successivo con evidenza dei miglioramenti
ottenuti, in tutto o in parte (efficacia).
La
periodicità dei riesami non è prescritta, ma la pratica,
considerata valida dagli enti di certificazione, è di almeno
una volta all'anno.
Per
il riesame la Direzione aziendale può, a propria discrezione,
designare sia componenti dello staff direttivo che personale indipendente
purché di competenza adeguata e provata da documenti. Il documento
di riesame, con tutte le decisioni operative in esso riportate, deve
essere comunque approvato dalla Direzione aziendale.
All'attivita
di riesame potrebbe corrispondere una ridefinizione della politica
per la qualità e dei relativi obiettivi generali dell'intero
Sistema qualità.
Devono
comunque corrispondere gli impegni della Direzione aziendale fino
al successivo riesame.
Per
la documentazione dell'attività di riesame è necessario
predisporre una modulistica che consenta di registrare i dati più
significativi, tra i quali almeno:
- criteri utilizzati
per il riesame;
- documenti di riferimento;
- personale interessato
al riesame;
- carenze eventuali
riscontrate nel Sistema qualità;
- azioni necessarie
per il miglioramento del Sistema qualità.
- Detta documentazione
sarà esaminata dal valutatore dell'ente di certificazione.
La
documentazione relativa ai riesami deve essere conservata secondo
i criteri stabiliti per tutti i documenti del Sistema qualità.
ESEMPI
DI APPLICAZIONE DELLA NORMA
Esempio
n.1 - Indicazioni di massima del mansionario delle principali
funzioni aziendali di una filatura conto terzi (nei casi i casi
aziendali reali il mansionario deve essere compilato per ogni funzione
riportata nell'organigramma).
DIREZIONE AZIENDALE
Attività
di competenza della funzione (a titolo orientativo)
•
Rappresentare legalmente l'azienda
• Curare l'immagine aziendale
• Definire gli obiettivi aziendali e disporre per
la loro attuazione
• Mantenere i rapporti con i clienti direzionali
e svolgere attività promozionale
• Definire la politica per la qualità aziendale
• Destinare le risorse necessarie per l'applicazione
e lo sviluppo del sistema qualità
• Approvare il manuale della qualità, le
procedure e le istruzioni operative e i documenti di competenza richiamati
e le loro successive modifiche
• Approvare piani di addestramento, di manutenzione,
di controllo, piani verifiche ispettive, piani della qualità
aziendali, eventuali piani della qualità dei clienti
• Promuovere audits periodici per verificare lo
stato di applicazione e l'efficacia del sistema qualità rispetto
gli obiettivi indicati nella politica per la qualità
• Eseguire il riesame periodico del sistema qualità
• ………
RAPPRESENTANTE
DELLA DIREZIONE
Attività
di competenza della funzione: (a titolo orientativo)
•
Disporre della necessaria autorità per l'attuazione
del sistema qualità
• Partecipare alla definizione della politica per
la qualità aziendale
• Curare la diffusione della politica per la qualità
e dare impulso per la sua attuazione
• Promuovere la cultura della qualità nella
filatura tramite il coordinamento delle azioni di sensibilizzazione,
informazione e formazione di tutto il personale
• Verificare i documenti di competenza e le loro
successive modifiche
• Approvare le procedure e le istruzioni operative
e i documenti richiamati
• Decidere sulle soluzioni proposte per risolvere
problemi gestionali, tecnici o amministrativi attinenti l'applicazione
del sistema qualità
• Verificare lo stato di applicazione e l'efficacia
del sistema qualità
• Riferire alla direzione aziendale sull'andamento
del sistema qualità proponendo indicazioni di miglioramento
• Predisporre la documentazione necessaria per
il riesame del sistema qualità e partecipare allo stesso insieme
alla direzione
• Stabilire, su richiesta dei clienti, le modalità
di accesso alle registrazioni della qualità
• ………
RESPONSABILE
ASSICURAZIONE QUALITÀ
Attività
di competenza della funzione:(a titolo orientativo)
•
Gestire l'aggiornamento e la distribuzione del manuale della
qualità, delle procedure e delle istruzioni operative e di
tutti i documenti necessari per la implementazione del sistema qualità
in azienda secondo le norme UNI EN ISO 9001/94
• Rimuovere documenti non validi o superati
dai centri di emissione, identificarli in modo adeguato se archiviati
per motivi legali o di conservazione delle conoscenze
• Predisporre le verifiche ispettive interne, documentare
gli esiti e porli all'attenzione delle funzioni interessate
• Analizzare i Rapporti di non conformità
al fine di proporre azioni correttive e preventive attuandole ove
di propria competenza
• Informare il Rappresentante della direzione sullo
stato di applicazione del sistema qualità e sui risultati delle
verifiche ispettive interne e sull'andamento delle non conformità
• Verificare le modalità di attuazione dei
controlli di qualità della produzione e promuovere lo sviluppo
delle attività di controllo
• Redigere piani di addestramento, di manutenzione,
di controllo e per le verifiche ispettive interne
• Definire l'identificazione, le modalità
di raccolta, di catalogazione, di accesso, i tempi e i luoghi di conservazione,
l'aggiornamento e l'eliminazione delle registrazioni della Qualità
• Gestire i documenti inerenti i mezzi di produzione
e gli strumenti di controllo
RESPONSABILE
COMMERCIALE
Attività
di competenza della funzione:(a titolo orientativo)
•
Pianificare le strategie di vendita
• Mantenere i rapporti con i clienti
• Verificare i documenti commerciali
• ………………..
RESPONSABILE
PRODUZIONE
Attività
di competenza della funzione:(a titolo orientativo)
•
Pianificare la produzione, l'utilizzo del personale di reparto
e dei macchinari
• Settare le macchine all'inizio delle commesse
• Coordinare il lavoro degli addetti alle macchine
• Verificare il corretto svolgimento di tutte le
mansioni connesse con la produzione
• Definire le necessità di addestramento
del personale
• Predisporre, applicare e verificare il piano
di manutenzione preventiva delle macchine ed attrezzature di produzione
• Provvedere alla attuazione delle disposizioni
previste per la tutela della sicurezza sul lavoro e verificare la
loro osservanza durante il lavoro
• Individuare soluzioni di carattere tecnico -
operativo
• ………………..
RESPONSABILE
AMMINISTRAZIONE
Attività
di competenza della funzione:(a titolo orientativo)
•
Curare rapporti economici con subfornitori
• Supervisionare le attività di movimento
fiscale del magazzino greggio e finito
• Gestire rapporti con le banche
• Gestire i movimenti di cassa giornalieri
• …………..
____________________________________________________________________________________
Esempio
n. 2 _ Esempio di matrice interfunzionale delle responsabilità
(a titolo orientativo)
|
Titolo
|
D.A..
|
Raq
|
R.P.
|
R.Amm
|
R.Com.
|
R.Contr.
|
R.Mag.
|
... |
|
Responsabilità
della direzione - cap. 4.1
|
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c |
c |
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|
Sistema
qualità - cap. 4.2
|
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|
Riesame
del contratto - cap. 4.3
|
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|
Controllo
della progettazione - cap. 4.4
|
capitolo
non applicabile |
|
Controllo
dei documenti e dei dati - cap. 4.5
|
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|
Approvvigionamento
- cap. 4.6
|
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|
Controllo
del prodotto fornito dal cliente - cap. 4.7
|
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|
Identificazione
e rintracciabilità del prodotto - cap. 4.8
|
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|
Controllo
del processo di produzione - cap. 4.9
|
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|
Prove,
controlli e collaudi - cap. 4.10
|
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Controllo
apparecchiature per prova,misura e collaudo - cap. 4.11
|
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|
Stato
delle prove,controlli e collaudi - cap .4.12
|
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Controllo
del prodotto non conforme - cap. 4.13
|
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|
Azioni
correttive e preventive - cap. 4.14
|
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|
Movimentazione,
immagazzinamento, imballaggio,conservazione e consegna - cap.
4.15
|
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|
Controllo
delle registrazioni di qualità - cap. 4.16
|
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|
Verifiche
ispettive interne della qualità - cap. 4.17
|
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|
Addestramento
- cap. 4.18
|
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|
Assistenza
- cap. 4.19
|
capitolo
non applicabile |
|
Tecniche
statistiche - cap. 4.20
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P
= responsabilità primaria C = responsabilità
collegata
D.A.=
Direzione aziendale
R.D.= Rappresentante della Direzione
RAQ = Responsabile Assicurazione Qualità
R.P. = Responsabile di Produzione
R.Amm.= Responsabile Amministrazione
R.COM.= Responsabile Commerciale
R.CONTR.= Responsabile dei Controlli
R.MAG.= Responsabile del Magazzino
|
