La documentazione, per una filatura conto terzi che opera nell'ambito di un Sistema qualità, rappresenta l'evidenza oggettiva della pianificazione, esecuzione e controllo delle attività che influenzano la qualità, quali:
La documentazione, costituisce, inoltre, strumento per:
Essa può essere interna o esterna (relativa al cliente) e comprende sia informazioni di carattere descrittivo che dati numerici (ad esempio rapporti, tabelle e dati informatici). Il controllo e la gestione della documentazione comprendono le fasi di redazione, verifica, approvazione, emissione, distribuzione, modifica e aggiornamento, archiviazione. 4.5.2 Approvazione ed emissione dei documenti e dei dati I documenti hanno grande rilevanza nella pianificazione, nella esecuzione, nella registrazione delle attività e quindi nella qualità del prodotto finito. Come documenti tipici del Sistema qualità si vedano quelli citati al punto 4.2 e in particolare il manuale della qualità, le specifiche delle materie prime, dei prodotti e dei processi, le procedure operative, i piani per la qualità, la modulistica in uso presso la filatura. L'azienda deve disporre di una procedura che stabilisca l'iter per l'identificazione, la redazione, la verifica, l'approvazione dei documenti, i periodi di archiviazione ed i controlli da effettuarsi in modo da assicurare l'uso dei documenti con l'adeguato grado di aggiornamento nell'emissione più recente. I documenti, dal punto di vista della loro messa a punto, devono essere realizzati in modo da rispondere a requisiti definiti; in linea di massima un documento dovrebbe contenere i seguenti elementi:
Per i vari documenti (eventualmente raggruppati per caratteristiche analoghe di contenuti) è necessaria l'individuazione dei destinatari e quindi la messa a punto e l'utilizzo di una apposita lista di distribuzione che dovrà contenere almeno:
In appendice al presente capitolo è riportato un esempio di modulo di distribuzione della documentazione descrittiva del Sistema qualità (Esempio 1). La norma prescrive in modo esplicito l'eliminazione dei documenti superati con lo scopo di impedire l'erroneo utilizzo di un documento non più valido. In funzione della tipologia del documento, della necessità o meno di conservare un archivio storico, sono possibili più soluzioni:
4.5.3 Modifiche ai documenti Le modifiche apportate ai documenti devono essere riesaminate ed approvate dagli stessi organismi o funzioni che hanno eseguito il riesame e dato la relativa approvazione, salvo diverse disposizioni. La verifica di un documento aggiornato prevede un iter analogo a quello previsto per il documento originale. In realtà la norma gestisce le modifiche in modo più critico prevedendo che sul nuovo documento siano segnalate o evidenziate le modifiche apportate. Ciò con lo scopo di consentire al responsabile della verifica e a quello dell'approvazione un approfondimento delle ragioni che le hanno motivate. La prescrizione della norma, che impone la riemissione del documento dopo un certo numero di modifiche senza tuttavia l'indicazione di un numero massimo di modifiche consentite, deve essere interpretata come criterio di razionalizzazione. Riemettere ha quindi il significato di rielaborare il documento in modo da renderlo più chiaro e comprensibile con frequenze e criteri lasciati alla discrezionalità della filatura. L'elenco generale dei documenti sottoposti a controllo può anche essere costituito da una serie di elenchi per gruppi di documenti di caratteristiche analoghe, ad esempio: di tipo organizzativo gestionale, relativi all'approvvigionamento, alla produzione, ai controlli sul filato lavorato. Negli elenchi, per ciascun documento, dovrebbero essere indicati almeno la denominazione e la codifica, lo stato di revisione, la data di emissione.
In appendice al presente capitolo è riportato un esempio di elenco dei documenti (Esempio 2) ed un esempio di modulo relativo allo stato di revisione della documentazione (Esempio 3).
La norma non fornisce indicazioni relative ai criteri e alle modalità di archiviazione dei documenti; tale attività è comunque implicita nella definizione stessa di controllo e in tal senso deve essere regolamentata definendo ad esempio:
ESEMPI DI APPLICAZIONE DELLA NORMA Esempio n. 1 _ Esempio di modulo per il controllo della distribuzione dei documenti del Sistema qualità
Esempio n. 2 _ Esempio di elenco moduli
Esempio n. 2 _ Stato di revisione dei documenti
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