Il Sistema qualità deve prevedere procedure atte ad individuare lo stato delle prove, dei controlli e dei collaudi su tutti i prodotti a partire dalle materie prime e sino ai semilavorati e ai prodotti finiti.

L'obiettivo finale è impedire il rilascio, ossia la consegna, di prodotti finiti non conformi.

Per evidenziare lo stato dei controlli nel corso delle lavorazioni si possono usare differenti modalità in funzione del tipo di prodotto quali moduli, etichette adesive, marcature indelebili, certificati; ma anche documenti non fisicamente legati al prodotto quali schede prodotto, carte prova o altri documenti di registrazione della qualità.

I prodotti, di cui si vuole verificare lo stato, identificati ad esempio con un numero di partita, sono stoccati in apposite aree del magazzino. Si distinguono, principalmente, tre situazioni:

• prodotti in attesa di ispezione, controllo e collaudo: da contrassegnare in modo visibile;
• prodotti che a seguito di ispezione e/o controllo risultano conformi (in questo caso potrebbero essere opportunamente marcati);
• prodotti che a seguito di ispezione e/o controllo risultano non conformi: da contrassegnare in modo ben visibile.

Le funzioni responsabili del rilascio dei prodotti conformi possono essere qualsiasi purché adeguatamente formate anche sulla corretta applicazione del Sistema qualità e quindi in modo esemplificativo:

• responsabile magazzino: controlli in accettazione;
• responsabile laboratorio controlli al ricevimento, in produzione e finali;
• responsabile verifiche finali;
• responsabile reparto produzione: corretta gestione scheda prodotto e documenti relativi al controllo di processo.

È necessario prevedere la gestione dei casi dubbi, o complessi con il coinvolgimento di funzioni a più alto livello (ad esempio con l'intervento della funzione Responsabile assicurazione qualità).